Le dossier individuel des agents territoriaux en 10 questions

01 – Qu’est-ce que le dossier individuel ?

Unique, le dossier individuel permet à l’administration de recenser toutes les informations concernant la situation administrative d’un fonctionnaire, notamment les documents qui permettent de suivre son évolution professionnelle (loi du 13 juillet 1983, art. 18).

02 – Les agents contractuels disposent-ils aussi d’un dossier individuel ?

Oui. La tenue d’un dossier individuel pour les agents territoriaux contractuels s’impose. D’une part, l’article 18 de la loi du 13 juillet 1983 est applicable aux non-titulaires, d’autre part, l’article 1-1 du décret du 15 février 1988 relatif aux non-titulaires de la fonction publilque territoriale précise le contenu de ce dossier (lire la question n° 3).

03 – Que doit contenir le dossier individuel ?

« Le dossier du fonctionnaire doit comporter toutes les pièces intéressant la situation administrative de l’intéressé, enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité » (loi du 13 juillet 1983, art. 18).

S’agissant des agents contractuels, la même obligation de numérotation et de classement sans discontinuité des pièces du dossier individuel est reprise explicitement par le décret du 15 février 1988 (art 1-1).

De manière générale, cette obligation constitue une garantie essentielle pour les agents. Il s’agit d’assurer l’authenticité, la neutralité, la confidentialité et l’accessibilité du dossier individuel. En effet, le fractionnement du dossier rendrait plus difficile sa communication. En outre, la numérotation des pièces sans discontinuité est nécessaire pour éviter le retrait ou l’ajout de pièces inexactes. Pour autant, le non-respect de ces modalités de classement ne constitue pas un vice de procédure ⁽¹⁾, sauf si l’absence de classement et de numérotation ne permet pas de s’assurer que le dossier de l’agent est complet.

Parmi les éléments du dossier figurent par exemple l’état civil de la personne, son arrêté de titularisation, les actes relatifs à sa notation, son avancement, ses éventuelles mutations, ou encore, le cas échéant, les sanctions disciplinaires.

En effet, l’article 89 de la loi du 26 janvier 1984 modifiée précise les sanctions devant être inscrites dans le dossier individuel du fonctionnaire et selon quelles modalités. En effet, l’article 89 de la loi du 26 janvier 1984 précise les sanctions devant être inscrites dans le dossier individuel du fonctionnaire et selon quelles modalités.

Parmi les sanctions disciplinaires du premier groupe, seuls le blâme et l’exclusion temporaire de fonctions sont inscrits dans le dossier du fonctionnaire. Ces sanctions sont effacées automatiquement au bout de trois ans si aucune sanction n’est intervenue pendant cette période. En revanche, un simple avertissement n’est pas mentionné.

Concernant les sanctions des deuxième et troisième groupes, les conditions et les délais à l’expiration desquels la mention de ces sanctions cesse de figurer au dossier, sont précisés par décret ⁽²⁾. Ainsi, le fonctionnaire frappé d’une sanction disciplinaire des deuxième et troisième groupes peut, après 10 années de services effectifs à compter de la date de la sanction disciplinaire, demander, à l’autorité territoriale dont il relève, d’effacer toute trace de la sanction prononcée dans son dossier.

Si, par son comportement général, l’intéressé a donné toute satisfaction depuis la sanction dont il a fait l’objet, il est fait droit à sa demande. L’autorité territoriale statue, après avis du conseil de discipline. Le dossier de l’agent est alors reconstitué sous le contrôle du président du conseil de discipline.

04 – Quels éléments sont-ils à exclure du dossier individuel ?

L’administration ne doit pas faire état dans le dossier d’un agent, de même que dans tout document administratif, de ses opinions ou activités politiques, syndicales, religieuses ou philosophiques. Il s’agit de garantir la liberté ...